Dopřejte si luxus vlastního softwaru. Ušetříte tím spoustu peněz

Stojí vás předplatné SaaS více, než by mělo? Zjistěte, jak software na míru poháněný umělou inteligencí může snížit IT náklady, eliminovat zbytečné funkce a dát vaší firmě plnou kontrolu.

Mnoho firem dnes pravidelně platí za SaaS platformy, s jejichž pomocí řeší zákaznickou, personální, účetní, logistickou, interní a další běžnou firemní agendu. Netuší přitom, že by tyto služby mohly mít navržené přímo na míru svým potřebám a ještě ke všemu za zlomek ceny, kterou platí za unifikované řešení.

Cokoliv dnes firmy potřebují s pomocí počítačů a softwaru řešit, na to zpravidla vždy existuje mnoho nástrojů – od jednoduchých aplikací až po složité IT ekosystémy. Mezi oblíbená a velmi rozšířená řešení patří SaaS. Software jako služba (SaaS) je model, kdy si firma pravidelně předplácí konkrétní software nebo službu, která zpravidla funguje v online prostředí.

Tyto SaaS nástroje bývají z počátku velmi lákavé, protože řeší některou z běžných firemních potřeb a stinné stránky vyplouvají na povrch až časem. Největší problém zde není cena. Je to nepoměr mezi tím, co skutečně používáte, a tím, co platíte.

Typická situace vypadá podobně napříč firmami. Podnik si pořídí SaaS nástroj kvůli několika konkrétním funkcím, které opravdu potřebuje. Následně ale zjistí, že cena roste s každým dalším uživatelem, každou novou funkcí, modulem nebo rozšířením. Navíc i přes vysokou cenu často důležité činnosti dál běží mimo systém – část evidence se řeší v Excelu, schvalování probíhá e-mailem, některé reporty se sestavují ručně a kritické kroky obsluhují lidé obcházením samotné aplikace.

Realita přitom bývá taková, že firmy nevyužívají jen jeden nebo dva podobné nástroje, ale celé desítky nástrojů typu SaaS. Často přitom nejde o strategické systémy typu ERP nebo velké CRM platformy, ale o menší nástroje pro schvalování, správu majetku, rezervace, reporting, evidence školení nebo interní workflow. Právě u těchto aplikací bývá rozdíl mezi tím, co firma platí, a tím, co skutečně využívá, největší. Přestože firma každý měsíc hradí předplatné, zaměstnanci často používají jen zlomek dostupných funkcí.

V takovém okamžiku není hlavní otázkou, zda je možné při obnově předplatného vyjednat lepší cenu. Důležitější je položit si otázku, zda vůbec dává smysl držet systém, který je rozsáhlý, nákladný a zároveň neodpovídá skutečným potřebám firmy.

Cesta, jak z této závislosti vystoupit a využívat opravdu požadované služby, je nechat si postavit řešení na míru. S příchodem umělé inteligence nastal čas položit si otázku, zda dál pronajímat přebujelý systém SaaS řešení, nebo investovat do vlastní aplikace, která odpovídá skutečným potřebám firmy. A zatímco dřív by takové individualizované řešení automaticky znamenalo také více zaplatit, s nástupem AI se situace obrátila.

Forscope ve spolupráci se společností Shockworks dnes dodává softwarová řešení na míru za zlomek nákladů ve srovnání se standardními SaaS produkty. Vývoj probíhá s pomocí umělé inteligence, avšak pod přísným dohledem IT expertů, kteří garantují bezpečnost a datovou integritu. Díky tomu je vývoj na míru neuvěřitelně rychlý a levný. Důležité je i to, že firma získá software do vlastního majetku a nemusí tedy pravidelně obnovovat předplatné. I když započítáme náklady na vývoj a další správu, ušetří firma během tří až pěti let typicky okolo 70 % stávajících nákladů.

Kdy začíná dávat smysl vlastní řešení?

Typickým momentem, kdy si položit strategickou otázku, zda dále pokračovat ve využívání dané služby, je okamžik obnovy smlouvy. Existuje přitom několik signálů, které vám napoví, že SaaS řešení, už nepřináší to, co od něj očekáváte:

– platíte několik tisíc eur ročně za nástroj, který používá jen několik lidí

– využíváte méně než polovinu jeho funkcí

– často říkáte „kdyby tam šla přidat ještě tahle úprava…“

– část procesu stejně řešíte mimo aplikaci

– platíte za každého dalšího uživatele

Z uvedeného výčtu je zřejmé, že ne každé SaaS řešení je špatné a je třeba uvažovat o jeho náhradě. Typicky se nevyplácí nahrazovat nástroje, které jsou levné, plně využívané a fungují bez větších potíží.

Stejně tak většinou nedává smysl pouštět se touto cestou do náhrad rozsáhlých platforem typu Microsoft 365, Salesforce, SAP nebo jiných systémů s vlastním širokým ekosystémem, stovkami funkcí a nároky na dlouhodobý vývoj.

Správná otázka proto nezní, zda SaaS nahradit, ale zda konkrétní řešení přináší dostatečnou hodnotu vzhledem ke své ceně.

Jak se šije na míru

Při navrhování systému šitého na míru nejde o vývoj od nuly ani o snahu stavět nový univerzální systém. Podstatou je vzít konkrétní nástroj, který firma používá a v prvním kroku jej rozebrat na tři jednoduché části:

– co je opravdu důležité a je nutné zachovat

– co je zbytečné a je možné bez ztráty odstranit

– co chybí a co je nutné doplnit

Tento princip „keep, remove, add“ je silný tím, že firma nevytváří hypotetický nový software, ale vychází z něčeho, co její zaměstnanci už dobře znají. Zachovají se klíčové funkce a pracovní logika, zmizí placený balast a doplní se procesy, které se dosud řešily bokem.

Výsledkem není „menší verze velkého systému“, ale přesnější nástroj, který odpovídá tomu, jak firma skutečně funguje, místo aby nutil firmu přizpůsobovat se cizí produktové logice.

V praxi se přitom nejčastěji nenahrazují velké podnikové systémy, ale menší interní aplikace. Typicky jde o schvalování dokumentů, evidence majetku, rezervace zasedacích místností nebo vozidel, helpdeskové formuláře, interní CRM pro obchodní tým, projektové dashboardy, reporting, evidence školení, jednoduché HR aplikace nebo zákaznické portály. Právě zde bývá poměr mezi cenou SaaS a reálnou využitelností často nejhorší.

Rozhodují náklady v čase

Nejčastější námitka proti softwaru na míru vždy vycházela z mylné představy vysokých nákladů na vývoj vlastní aplikace. Často se přitom srovnávají dvě nesrovnatelné věci: jednorázový výdaj za vlastní aplikaci vs. jedna roční faktura za SaaS řešení.

Vedle samotné licence je navíc potřeba započítat i další náklady, které v běžném pohledu na SaaS často zůstávají skryté. Patří mezi ně další licence pro nové zaměstnance, integrace, školení, čas strávený obcházením omezení systému i další práce, které původní SaaS nástroj skryje. Právě proto bývá největším omylem porovnávat pouze cenu licence, ale je nutné počítat skutečné provozní náklady v čase.

Skutečná úspora proto vynikne až při srovnání celkových nákladů (TCO) za pět let. Dobře to ilustruje jeden z projektů Forscope, kdy zákazník původně platil za SaaS nástroj 60 tisíc eur ročně. Za stejnou sumu jsme mu jednorázově vyvinuli aplikaci na míru s tím, že její následný provoz a údržba stály už jen pětinu původního předplatného. Za pět let by tak firma za SaaS zaplatila 300 tisíc eur, zatímco vlastní řešení od Forscope ji vyšlo celkově na pouhých 130 tisíc eur.

Jiným typickým příkladem je situace z jedné středně velké firmy, která využívala SaaS aplikaci pro správu interních požadavků. Roční licence stála přibližně 18 tisíc eur, přesto zaměstnanci používali jen asi třetinu funkcí. Schvalovací procesy se dokončovaly e-mailem a reporting vznikal ručně v Excelu. Analýza ukázala, že firma ve skutečnosti potřebuje jen několik formulářů, workflow pro schvalování, přehled úkolů a jednoduchý reporting. Novým řešením se stala vlastní webová aplikace přesně odrážející tuto realitu. Odpadly tak pravidelné licenční poplatky, zaměstnanci přestali přepisovat data mezi několika systémy a firma získala řešení, které může využívat podle vlastních potřeb. Zároveň zmizelo i dilema, kdo aplikaci skutečně potřebuje a za koho ještě dává smysl platit přístup. Software se stal vlastnictvím firmy a přístup mohl dostat každý bez další platby.

Jde to rychle a bez obav

Dalším důvodem, proč firmy dříve software na míru odmítaly, byla obava z nekonečného vývoje s nejistým výsledkem. Ale právě u náhrady existujícího SaaS nástroje je situace jiná. Nezačíná se od nuly, stávající systém ukazuje procesy, role, využívané dashboardy a datové struktury. A samozřejmě i to, co uživatelé skutečně používají, co ignorují a co by naopak ke své práci ještě potřebovali, ale nemají k dispozici. S pomocí AI nástrojů lze rychlost tvorby přirovnat k výměně ruční pily za motorovou.

Ze zkušeností Forscope a Shockworks vyplývá, že připravit funkční řešení na míru – za předpokladu zmapování uvedených požadavků – lze už v horizontu tří měsíců. Rozhodování o vlastním řešení proto dnes nemusí být debatou o několikaletém transformačním programu. V řadě případů jde o pragmatickou výměnu jednoho přerostlého nástroje za jiný, menší a lépe zacílený.

Vlastníte jen to, co opravdu potřebujete

Největší přednost vývoje vlastního softwaru nespočívá v technologii, ale v návratu ke zdravému ekonomickému uvažování. Firma nemá platit za funkce, které nepotřebuje, ani za počet uživatelů, kteří systém využívají jen okrajově. Má investovat do nástroje, který odpovídá jejímu procesu, tempu i prioritám.

Právě proto je debata o SaaS versus softwaru na míru ve skutečnosti debatou o kontrole. O kontrole nad náklady, nad rozvojem aplikace i nad tím, zda firma používá software, který jí slouží, nebo software, kterému se musí přizpůsobovat.

A v okamžiku, kdy roční předplatné stojí firmu tolik jako vývoj vlastního řešení, přestává být otázka „můžeme si to dovolit“ tou hlavní. Naopak mnohem důležitější je otázka, proč dál pronajímat něco, co už zjevně neodpovídá tomu, co od softwaru očekáváme.

Co je SaaS model

Model předplatného (SaaS) se prosadil z jednoduchého důvodu: firmy nemusely investovat vysoké částky na začátku, software bylo možné nasadit rychle a dodavatel se staral o aktualizace i provoz. Své uplatnění proto rychle našel v řízení bezpočtu firemních procesů, od CRM přes HR až po reporting nebo schvalovací workflow.

Jenže to, co na začátku působí jako provozně jednoduché řešení, se po několika letech často změní v náklad, který už nikdo doopravdy neřídí. Cena roste s každým dalším uživatelem, s každým modulem, s každou vyšší edicí nebo s každou obnovou smlouvy. V rozpočtu to přitom dlouho nevypadá jako zásadní problém, protože nejde o jednu velkou investici, ale o opakující se platbu, na kterou si firma zvykla.