V nevyužívaném softwaru se skrývá poklad i potenciál úspor

Mnoho společností se snaží snížit náklady, ale přehlíží hodnotu skrytou v nevyužitých softwarových licencích. S rostoucími náklady na cloud a předplatné mohou tyto licence uvolnit rozpočet nebo snížit budoucí výdaje na IT. Co se často zdá být zastaralé, je stále převoditelným aktivem se skutečnou finanční hodnotou.

Dnes se sotva která společnost obejde bez nutnosti hledat úspory nákladů a zároveň si zajistit prostředky pro další rozvoj a investice. Málokdo si však uvědomuje potenciál skrytý v nevyužitých softwarových licencích. Větší povědomí o tomto potenciálu by mohlo prospět mnoha společnostem, nicméně jde o komplexní problematiku. Proto jsme se rozhodli připravit celý seriál věnovaný tomuto tématu.

V posledních letech je většina firem pod tlakem velkých změn, které jsou poháněny výraznými posuny v dodavatelských a poptávkových řetězcích – ať už způsobenými pandemií, mezinárodními konflikty, snahami o udržitelnost, ekologickou odpovědnost a vyšší efektivitu, nebo v neposlední řadě rostoucími požadavky zákazníků. Všechny tyto vlivy dále zintenzivňují a urychlují již převládající trendy robotizace a digitalizace, poháněné snahou o implementaci Průmyslu 4.0.

Žádný z výše uvedených trendů nelze realizovat bez podpory informačních a komunikačních technologií (ICT). Investice do tohoto segmentu proto neustále rostou, což je dále posíleno potřebou zajistit ochranu před kybernetickými hrozbami.

Před časem určitou míru investičních úspor přinesl vzestup fenoménu známého jako cloud. Z pohledu dodavatelů softwaru to znamenalo větší jistotu opakujících se příjmů, neboť až do nástupu tohoto trendu museli opakovaně přesvědčovat zákazníky k nákupu nových verzí, zatímco užívání na bázi předplatného jim zajišťuje téměř garantovaný roční příjem. Z pohledu uživatelů byl přechod na software jako službu (SaaS) výhodný – a v mnoha případech stále je. Nevyžaduje masivní počáteční investice, je z účetního hlediska mnohem předvídatelnější a umožňuje snadnější úpravu počtu licencí s měnící se velikostí společnosti, ať už růstem, nebo snižováním stavů.

Avšak částečně i díky vzestupu dalšího fenoménu, který nazýváme umělá inteligence (AI), rostou také náklady na budování datových center a související infrastruktury, včetně energetické infrastruktury. Ruku v ruce s tím jde i postupný, ale stálý růst cen online služeb. Mnoho společností si začíná uvědomovat, že z dlouhodobého hlediska pro ně cloudové služby nemusí být nákladově efektivní. Jinými slovy, náklady na software dodávaný jako služba již dávno přesáhly celkovou investici, která by byla nutná pro on-premises („in-house“) software a hardware, které by i po mnoha letech stále dostačovaly. Pokračující platby za předplatné je proto zbytečně zatěžují. Jak ale najít cestu ven?

V nevyužívaném softwaru se skrývá poklad

Předně je třeba říci, že tento článek – a seriál, který bude následovat – není namířen proti cloudovým službám. Pro mnoho firem nebo konkrétních oblastí jejich činnosti je cloud vynikajícím nástrojem. Nepochybně ho ocení startupy, které díky němu mohou mnohem snadněji a rychleji růst, stejně jako firmy, které se často potýkají s výkyvy trhu a musí reagovat úpravou stavu zaměstnanců.

Této perspektivě se budeme podrobněji věnovat později, abychom vám usnadnili orientaci. Prozatím stačí konstatovat, že pro většinu společností je výhodný takzvaný hybridní model – to znamená, že je pro ně vhodnější některé licence vlastnit a provozovat, zatímco jiné si pronajímat.

V každém případě, i firmy, pro které se přechod na cloud jednoznačně vyplatil – a takových je mnoho – obvykle nevyřešily otázku, co s jejich původními licencemi. Podobně mnoho licencí leží ladem na nepoužívaných, rozbitých nebo zcela vyřazených počítačích a serverech. Mnoho licencí zůstává nevyužito také kvůli snižování počtu zaměstnanců. A upřímně, můžete s jistotou říci, že vaše společnost nemá software, který se již nepoužívá, i když je stále plně funkční a jiná společnost by ho mohla snadno používat ještě mnoho let? Většina společností netuší, jaké procento takových licencí drží, jaká hodnota se v nich skrývá, nebo dokonce kde přesně tato hodnota leží.

Mnoho firem hledá cesty, jak snížit náklady a zajistit si prostředky pro nezbytné investice, přičemž často přehlíží potenciál skrytý v jejich nevyužitých softwarových licencích. Mluvíme konkrétně o takzvaných trvalých licencích. Mnoho firem je v minulosti zakoupilo jako jednorázovou investici, ale dnes je již nepoužívají, protože přešly na modely předplatného nebo cloudová řešení.

Jakub Šulák, zakladatel a CEO společnosti Forscope

Podle jeho odhadů představuje jen v českém průmyslu nevyužitý software hodnotu minimálně miliard korun. Tyto licence si stále uchovávají svou hodnotu a lze je prodat. Typicky se jedná o aktuální verze softwaru nebo nanejvýš jednu či dvě předchozí generace (například Microsoft Office verze 2024, 2021 a 2019). Přirozeně se to netýká licencí označených jako OEM (Original Equipment Manufacturer), které se prodávají za zvýhodněnou cenu společně s hardwarem, jsou považovány za jeho nedílnou součást, a proto jsou nepřenosné. Z obchodního hlediska se obecně nevyplatí zabývat se ani standardními maloobchodními licencemi (FPP – Full Packaged Product), protože je nelze efektivně spravovat v rámci větších organizací.

Z pohledu softwarových brokerů – společností schopných nakoupit nevyužitý software a nabídnout ho tam, kde může ještě dobře posloužit – se hlavní potenciál skrytých finančních rezerv skrývá v produktech velkých softwarových dodavatelů (tzv. Tier 1 nebo Level One dodavatelé), jako jsou Microsoft, VMware, Oracle, Autodesk nebo Adobe, kde existuje silný trh pro nákup i prodej. Naopak se jim nevyplatí zaměřovat se na lokální nebo příliš specializované programy, ani na software, který vyžaduje neustálé aktualizace (jako jsou účetní systémy), kde starší verze rychle ztrácejí relevanci.

Software od lokálních dodavatelů nebo software s úzce specifickými lokalizacemi je obtížné prodat kvůli omezenému cílovému trhu. V důsledku toho je nepravděpodobné, že by broker byl ochoten takové produkty zakoupit za atraktivní cenu – pokud vůbec.

Překonávání bariér: mýty a realita přeprodeje softwaru

Proč tedy firmy svůj nevyužitý software neprodávají? Existují tři hlavní důvody:

Mýtus legality

Nejčastější obavou je, že prodej sekundárního softwaru je nezákonný nebo v rozporu se smlouvami s velkými dodavateli. To je nesprávné. Evropský soudní dvůr již před lety rozhodl, že přeprodej sekundárních licencí je legální a smluvní doložky zakazující jej jsou neplatné, neboť jsou v rozporu se zákonem.

Právní základ pro tuto praxi byl stanoven Soudním dvorem Evropské unie (SDEU) v případě UsedSoft v. Oracle (C-128/11), který potvrdil, že software může být za určitých podmínek po svém prvním prodeji znovu prodán. Toto rozhodnutí platí přímo na celém trhu EU, včetně českého a slovenského trhu, a poskytuje organizacím právní jistotu, pokud jsou transakce prováděny transparentně a s řádnou dokumentací.

„I Microsoft takové doložky ze svých smluv odstranil. Ačkoliv se mohou stále objevovat ve starších smlouvách (8–10 let starých), nejsou právně vymahatelné,“ dodává Jakub Šulák k tomuto přetrvávajícímu mýtu. Firmy si často uchovávají tyto zastaralé informace, což jim brání v odemknutí potenciálu jejich platných licencí.

Licenční chaos

Jak již bylo zmíněno, mnoho firem se potýká také s nedostatečným přehledem o vlastních licencích. Nevědí, které licence skutečně používají, které jsou nadbytečné a které jsou nadměrně využívány. CEO společnosti Forscope varuje:

Tento ‚nepořádek‘ představuje nejen riziko pokut při auditu, ale také brání identifikaci nadbytečného softwaru s prodejním potenciálem.

Přitom existují specializované nástroje pro správu softwarových aktiv.

Strach ze složitosti procesu

Prodej softwaru se může zdát jako komplikovaný a náročný proces. Ve skutečnosti, pokud má firma alespoň částečný přehled, většinu práce za ni vyřídí specializovaný broker. Šulák ujišťuje:

Dá se to přirovnat k obchodování s akciemi – nikdo neobchoduje přímo, ale přes brokera nebo burzu, aby se celý proces zjednodušil. Broker prodávající straně přesně řekne, jaké dokumenty jsou potřeba, a provede podrobnou právní due diligence, často na třech úrovních, aby zajistil 100% legalitu a správnost dodaných licencí,

Praktické aspekty prodeje a nákupu softwaru

Dalším důvodem, proč firmy neprodávají „použitý“ software, je to, že stále používají část svých licencí a neuvědomují si, že je možné prodat pouze část licenčního setu. Tuto možnost rovněž podporují rozhodnutí Evropského soudního dvora.

Firmy zvažující nákup „second-hand“ softwaru se naopak často obávají nákupu z více zdrojů, nebo toho, že by jim broker mohl prodat software sestavený z licencí pocházejících z různých zdrojů. Na to jsme se zeptali i pana Šuláka. Jeho odpověď zněla takto:

Ano, pokud kupující potřebuje velké množství licencí (např. 2 000), mohou pocházet ze dvou nebo tří různých zdrojů. Pro kupujícího to však není komplikace. Broker zajistí, že všechny informace a licence jsou k dispozici na jediném portálu. Instalační soubor je vždy jen jeden (protože software je stejný), a co se týče multilicenčních klíčů, sám Microsoft umožňuje použití jednoho klíče pro všechny licence, i když pocházejí z více smluv. Kupující obdrží právní dokumentaci prokazující legalitu ze všech zdrojů, ale to nekomplikuje správu IT – v případě auditu jednoduše předloží více sad dokumentů.

Jak je vidět, prodej i nákup sekundárního softwaru skrývá značný potenciál. Mnoho firem má v nevyužitých licencích uloženy miliony, zatímco jiné by nákupem mohly miliony ušetřit. Jelikož jsme již použili tolik módních termínů pro popis současných trendů, je těžké proces zde popsaný nenazvat softwarovou recyklací.

Máte po přečtení tohoto článku otázky? Zvažujete, zda je pro vás lepší používat software jako službu, nebo vlastnit licence? Jsou tvrzení pana Šuláka skutečně platná, nebo je někde háček? Co na to právníci? A co dodavatelé softwaru, kteří nepochybně přicházejí o část příjmů, když se nevyužité licence vracejí do oběhu? A co bezpečnost?

Na všechny tyto otázky – a mnoho dalších, například zda skutečně končí možnost bezpečného používání stárnoucích Windows 10 a zda neexistuje jiná alternativa než migrace na novou verzi – odpoví jednotlivé díly navazujícího seriálu. Setkáte se s ním v Technickém týdeníku minimálně po celý letošní rok. Původní článek si můžete přečíst zde.